نحوه نگارش یک ایمیل حرفه‌ای و رسمی (انگلیسی و فارسی)
نامه‌نگاری به شیوه‌ی دستی این روزها بیشتر به عنوان یک شیوه‌ی ارتباطی منسوخ‌شده تلقی می‌شود تا یک مجرای ارتباطی متداول. حقیقت این است که بیشتر پیام‌های مکتوب این روزها توسط ایمیل (Email) یا نرم‌افزارهای پیام‌رسان فوری بین افراد جابه‌جا می‌شوند. پس باید از این مسئله چنین استنتاج کرد که مطمئناً همه می‌دانند که چگونه باید ایمیل بنویسند، ولی بر خلاف تصور عمومی شواهد خلاف این مسئله را نشان می‌دهد.
نوشتن یک ایمیل رسمی ممکن است کمی دلهره آور به نظر برسد، چرا که معمولا از ایمیل برای کارهای شخصی و غیر رسمی استفاده می شود. اما اگر نیاز به ارسال نامه الکترونیکی به یک استاد، مدیر، همکار تجاری، سازمان دولتی یا سایر گیرنده هایی دارید که لازم است تشریفات خاصی را رعایت کنید، فقط همین چند دستورالعمل ساده را دنبال کنید : پیام خود را واضح و روشن عنوان کنید و انتظارات متداول، لحن بیان و قالب بندی را رعایت کنید. در آخر و پیش از آنکه دکمه ارسال را بزنید، محتوای ایمیل خود را دوباره تصحیح و بررسی کنید.
اما یک ایمیل خوب چه ویژگی‌هایی دارد؟
ایمیل‌های رسمی و حرفه‌ای نقش مهمی در ارتباطات کاری، اداری و تجاری دارند. یک ایمیل حرفه‌ای باید شفاف، مختصر و مؤدبانه باشد و ساختار مشخصی داشته باشد. در این راهنما، نحوه نوشتن ایمیل رسمی را هم به فارسی و هم به انگلیسی بررسی می‌کنیم.
📌 ساختار کلی یک ایمیل رسمی
۱. Subject (موضوع) – خلاصه و واضح
۲. Salutation (سلام و احوالپرسی) – محترمانه و متناسب با موقعیت
3. Opening Sentence (جمله‌ی آغازین) – معرفی دلیل ارسال ایمیل
4. Body (متن اصلی) – اطلاعات کامل و ساختارمند
5. Closing Sentence (جمله‌ی پایانی) – درخواست اقدام بعدی یا نتیجه‌گیری
6. Sign-off (پایان‌بندی) – خداحافظی محترمانه
7. Signature (امضا) – نام و اطلاعات تماس
بیشتر بخوانید: شیوه‌ی صحیح درج آدرس مخاطبین در ایمیل
هنگام ارسال ایمیل، اولین مسئله‌ای که باید به آن رسیدگی کنید درج گیرندگان آن است و اینکه آدرس هر مخاطب در کدام قسمت (Cc ،To یا Bcc) باید درج گردد.
- قسمت (To) برای درج گیرنده اصلی ایمیل استفاده می‌شود یا هر کس دیگری که نیاز به اجرای اقدامی در خصوص آن ایمیل دارد. ضمناً وقتی که فقط یک گیرنده دارید، همیشه از قسمت (To) استفاده کنید.
- قسمت (Cc) برای درج آدرس افرادی استفاده می‌شود که باید ایمیل را ببینند، اما نیازی به اقدام ندارند. این قسمت معمولاً زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد که نیاز دارید شخصی صرفاً در جریان باشد که شما ایمیلی را ارسال کرده‌اید. گیرنده‌ی این قسمت ممکن است مدیر شما باشد یا حتی گروهی از افراد: به عنوان مثال، اگر اتحادیه‌ی کارکنان محل کارتان به توافق رسیده‌اند که شما ایمیلی را از طرف این اتحادیه به مدیر عامل سازمان ارسال کنید و شما هم می‌خواهید که به اعضای اتحادیه این اطمینان را بدهید که ایمیل مذکور را ارسال کرده‌اید، همه اعضای اتحادیه را در قسمت (Cc) قرار می‌دهید و مدیرعامل را در قسمت (To).
- قسمت (Bcc) این قسمت برای درج آدرس ایمیل گیرندگانی که باید ایمیل را ببینند استفاده می‌شود، اما صرفاً در مواردی که شما نمی‌خواهید آن‌ها از این مسئله مطلع شوند که چه افراد دیگری ایمیل را دریافت کرده‌اند. همچنین در مواردی که وظیفه دارید از حریم خصوصی افراد محافظت کنید و آدرس ایمیل آن‌ها را در اختیار دیگران قرار ندهید، مثلاً در موقع ارسال یک ایمیل برای تمام اعضای یک گروه یا سازمان.
نکته: اگر همه گیرندگان یک ایمیل را در قسمت (Bcc) قرار دادید، باید در قسمت (To) مربوط به آن ایمیل آدرس خودتان را وارد کنید و سپس دکمه‌ی ارسال را بزنید. در این حالت هر گیرنده‌ای می‌تواند جداگانه به خود شما پاسخ دهد و پاسخ او برای سایر گیرندگان ارسال نمی‌شود.
استفاده از گزینه‌ی (Reply to All)
در موقع پاسخ دادن به یک ایمیل، لطفاً مدنظر داشته باشید که آیا باید از گزینه‌ی (Reply) استفاده کنید گزینه‌ی (Reply to All) (حالت دوم یعنی پاسخ شما برای همه کسانی که در لیست (To) یا (Cc) آن ایمیل قرار دارند ارسال می‌شود.
فقط زمانی از گزینه‌ی (Reply to All) استفاده کنید که پاسخ شما علاوه بر فرستنده اصلی ایمیل واقعاً باید توسط همه‌ی گیرندگان دیگر نامه نیز دیده شود.
در موارد زیر نیازی نیست که از گزینه‌ی (Reply to All) استفاده کنید:
- وقتی که شما تأیید دریافت یک ایمیل را برای فرستنده‌ی آن ارسال می‌کنید (و لطفاً در نظر بگیرید که آیا اصلاً لازم است چنین کاری انجام دهید).
- وقتی که به گیرنده‌ی پیام اعلام می‌کنید که چه زمانی برای برگزاری جلسه آماده است.
- زمانی که شما در حال انجام یک گفتگوی خارج از موضوع با فرستنده ایمیل هستید.
✉️ قالب ایمیل رسمی به فارسی
موضوع: درخواست اطلاعات درباره [موضوع]
جناب آقای/سرکار خانم [نام خانوادگی] محترم،
با سلام و احترام،
امیدوارم این ایمیل شما را در سلامت کامل بیابد. بنده [نام و سمت شما] هستم و از طرف [نام شرکت/سازمان] در ارتباط با [موضوع موردنظر] با شما مکاتبه می‌کنم.
[متن اصلی: اطلاعات یا درخواست خود را بیان کنید. این بخش باید روشن و مختصر باشد. اگر نیاز به پاسخ یا اقدام خاصی از گیرنده دارید، حتماً به آن اشاره کنید.]
در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر، لطفاً با بنده در ارتباط باشید. از همکاری و توجه شما سپاسگزارم و منتظر پاسخ شما هستم.
با احترام،
[نام و نام خانوادگی]
[سمت]
[نام شرکت/سازمان]
[ایمیل]
[شماره تماس]
✉️ قالب ایمیل رسمی به انگلیسی
Subject: Request for Information Regarding [Topic]
Dear Mr./Ms. [Last Name],
I hope this email finds you well. My name is [Your Name], and I am reaching out from [Your Company/Organization] regarding [Topic].
[Main body: Clearly state the purpose of your email. Keep it concise yet informative. If you require action or a response, specify it politely.]
Please let me know if you need any further details. I appreciate your time and assistance and look forward to your response.
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
[Your Company/Organization]
[Your Email]
[Your Phone Number]
✅ نکات مهم برای نگارش ایمیل حرفه‌ای
🟢 ۱. انتخاب موضوع مناسب (Subject)
- موضوع را دقیق و مختصر بنویسید.
- مثال خوب: “Meeting Request for Project X – Follow-up”
- مثال بد: “سلام، یک سوال داشتم”
نکته مهمی که پیش از شروع ایمیل باید در نظر داشت، استفاده از عنوان مناسب در قسمت «Subject Line» است. ننوشتن عنوان و فرستادن ایمیل بدون موضوع مشخص، گیرنده را از خواندن متن نامه منصرف می‌کند. چون اولا این احتمال می‌رود که ایمیل حاوی ویروس باشد و دوما اگر نامه موضوع مهمی داشت، حتما ذکر می‌شد.
بعضی کارشناسان معتقدند در بهترین حالت در قسمت «Subject Line» باید بین ۶ تا ۱۰ کلمه نوشته شود. در واقع هدف از نگارش هر ایمیل به‌طور مختصر در این قسمت عنوان می‌شود. موضوع نامه باید به صراحت و به طور دقیق در این قسمت ذکر شود. اگر در موضوع، نشانه‌ای از محتوا وجود داشته باشد، دریافت‌کننده نامه با آمادگی ذهنی، آن را مطالعه خواهد کرد و احتمالا به زودی به آن نامه پاسخ خواهد داد. بنابراین بهتر است چند عنوان در نظر داشته باشید و با توجه به محتوای نامه، بهترین موضوع را برای «Subject Line» انتخاب کنید.
🟢 ۲. استفاده از احوالپرسی مناسب (Salutation)
- اگر نام گیرنده را می‌دانید:
- انگلیسی: Dear Mr./Ms. [Last Name]
- فارسی: جناب آقای/سرکار خانم [نام خانوادگی] محترم
- اگر نام گیرنده را نمی‌دانید:
- انگلیسی: Dear Sir/Madam, یا To Whom It May Concern,
- فارسی: با سلام و احترام
در این بخش باید با استفاده از واژه‌ای مناسب، گیرنده نامه را مورد خطاب قرار دهیم. این واژه، بنا بر شرایط مختلف متفاوت خواهد بود اما باید دقت داشت حتی در نامه‌های دوستانه نیز انتخاب واژه‌ای برای گیرنده نامه ضروری است. در ادامه به چند موررد از این واژه‌ها دقت کنید.
بیشتر بخوانید
کلمه Dear به همراه نام یا سمت شغلی گیرنده نامه
در نامه‌ها و ایمیل‌های غیررسمی، از کلمه «Dear» برای مخاطب قرار دادن گیرنده استفاده می‌شود. در برخی موارد نیز می‌توان از «Hey» یا «Hello» استفاده کرد. اما برای نوشتن ایمیل رسمی در انگلیسی باید از کلمه «Dear» کمک گرفت. در این نامه‌ها بعد از کلمه «Dear» معمولا اسم کوچک افراد یا نسبت آن‌ها با نویسنده ذکر می‌شود. اما در نامه‌های رسمی، می‌توان از این کلمه در کنار نام خانوادگی افراد استفاده کرد. دقت کنید که اگر در پاسخ به نامه‌ای دیگر این نامه را می‌نویسید، باید از همان اسم استفاده کنید که نویسنده در انتهای نامه قبل نوشته است. مثلا اگر در قسمت امضا (Signature) در نامه قبل، خود را «Dave» نامیده، نباید در پاسخ او را «David» خطاب کنید. به چند مثال توجه کنید.
| معنی | عبارت |
| جک اسمیت عزیز | Play Dear Jack Smith |
| مدیر محترم منابع انسانی | Play Dear Human Resources Director |
| استاد محترم | Play Dear Professor |
| سربازان عزیز | Play Dear Soldiers |
کلمه Dear به همراه کلمه خانم و آقا
از کلمه «dear» می توان به همراه واژه‌های مخصوصی که برای خانم‌ها و آقایان در نظر گرفته شده استفاده کرد. در جدول مقابل به این کلمات دقت کنید.
| عبارت |
| Dear Mr. Stevens Play |
| Dear Miss Clark Play |
| Dear Mrs. Sharks Play |
| Dear Ms. Stewart Play |
اگرچه ممکن است از هر سه عبارت «.Miss/Mrs./Ms» در نوشتن ایمیل رسمی در انگلیسی برای خانم‌ها استفاده شود، اغلب تلاش می‌شود از عبارت «.Ms» برای بانوان استفاده شود. دقت کنید که هر چهار کلمه «.Ms.» ،«Mrs» و «.Mr» با حرف بزرگ شروع می‌شوند و در انتهای آن‌ها از نقطه استفاده می‌شود.
کلمه Dear برای گیرنده نامشخص
در برخی موارد که نه نام گیرنده را می‌دانیم و نه حتی می‌دانیم چه کسی نامه را خواهد خواند، می‌توانیم از دو عبارت استفاده کنیم. در جدول زیر به این عبارات توجه کنید.
| معنی | عبارت |
| خانم یا آقای محترم | Dear Sir / Madam |
| گیرنده محترم | To whom it may concern |
🟢 ۳. رعایت اختصار و شفافیت در متن ایمیل
- از جملات طولانی و پیچیده پرهیز کنید.
- هر پاراگراف را کوتاه و واضح بنویسید.
🟢 ۴. استفاده از لحن حرفه‌ای و مؤدبانه
- عبارات حرفه‌ای برای درخواست:
- I would appreciate it if you could… (قدردان خواهم بود اگر…)
- Could you please provide me with…? (ممکن است لطفاً اطلاعات موردنیاز را ارائه دهید؟)
- I would like to inquire about… (مایل هستم درباره … اطلاعات کسب کنم.)
🟢 ۵. پایان‌بندی رسمی و مناسب
- فارسی:
- با احترام
- با تشکر و احترام
- انگلیسی:
- Best regards,
- Sincerely,
- Yours faithfully, (برای گیرنده‌های ناشناس)
در نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی، لحن نویسنده بسیار مهم است. باید دقت داشت که در زبان انگلیسی استفاده از واژه‌های مناسب و انتخاب دقیق کلمات نقش مهمی در تاثیرگذاری کلمات دارد.
| معنی | عبارت |
| با احترام | Kind Regards |
| با بهترین احترام‌ها | Best Regards |
| با احترام | Regards |
| ارادتمند شما | Yours Faithfully |
| Yours Sincerely |
📌 نمونه‌های واقعی از ایمیل‌های رسمی
✅ نمونه ایمیل درخواست جلسه (فارسی)
موضوع: درخواست جلسه برای بررسی پروژه [نام پروژه]
جناب آقای [نام خانوادگی] محترم،
با سلام و احترام،
امیدوارم حال شما خوب باشد. با توجه به پروژه [نام پروژه] و نیاز به بررسی جزئیات بیشتر، مایلم جلسه‌ای را در تاریخ [تاریخ پیشنهادی] با شما تنظیم کنم. لطفاً در صورت امکان، زمان‌های در دسترس خود را اعلام بفرمایید.
منتظر پاسخ شما هستم.
با احترام،
[نام شما]
[سمت شما]
[نام شرکت]
✅ نمونه ایمیل درخواست اطلاعات (انگلیسی)
Subject: Inquiry About [Product/Service]
Dear Mr. Smith,
I hope you are doing well. I am writing to inquire about [Product/Service] and would appreciate it if you could provide me with more details, including pricing and availability.
Please let me know if you need any additional information from my side. I look forward to your response.
Best regards,
John Doe
Sales Manager
XYZ Corporation
جمع‌بندی:
با رعایت این اصول، می‌توانید ایمیل‌های حرفه‌ای و رسمی بنویسید که تأثیر بیشتری در کسب‌وکار، روابط کاری و مکاتبات اداری شما داشته باشد. 📩