هفت نکته‌مهم برای مدیران
- 2022-02-09
- 5 جولای 2022
بیشتر مدیران و رهبران تازه کار می‌دونن که اگر رئیس بشن باید اوضاع رو تغییر بدن و برای موفق شدن در شغل‌شون به مجموعه‌ی متفاوتی از مهارت‌ها نیاز دارند، با این حال و علیرغم اینکه برای چالشی که پیش رو دارند خودشون رو آماده می‌کنند، ممکنِ با چیزهای غیرمنتظره‌ای رو‌به‌رو بشن که انتظارشو ندارن،
مقاله‌ی “هفت نکته‌ی غافل‌گیرکننده برای کسانی که به تازگی مدیرعامل شده‌اند” پس از انتشار در سال ۲۰۰۴ در مجله هاروارد بیزینس ریویو (HBR) به یکی از منابع مفید برای توصیف دشواری‌های کار یک مدیرعامل حرفه ای تبدیل شد،با اینکه مبنای این مقاله، مشاهدات این افراد از کارگاه‌هایی بوده که برای مدیرانِ عامل تازه کار برگزار گردیده، اما می‌توان یافته‌های آنان را به سایر نقش‌های مدیریتی هم تعمیم داد. در ادامه مرور کوتاهی به این مقاله خواهیم داشت؛
دوســت عزیــز ســلام،
خیلی خوشحالیم که در این صفحــه حضور داری،
چنانچه اولیـن بارِ که به محبی‌دیزاین مراجـعه می‌کنیـد لازمه بگم در این سلسه مقالات ما داریم با روند و اصول دیزایـن یک محصـول و یا همون مسیردیزاینــر شدن آشنا می‌شیم، برای درک بهتر مفاهیم و قرارگرفتن در بهینه ترین مسیر توصیه می‌شه از اولین‌قدم ایـن مسـیر با ما همراه بشید، لازمه حتما یک سری پیش نیاز هارو بـدونیـد تا مطلـب براتون قابـل هضـم باشـه و عـلاوه برایـن مقصودی که من مـدنظرمه رو بتونـم باهاتـون به اشتـراک بـزارم؛
از طریق لینک زیر می‌تونی بری نقشه راه رو ببینی و از اولین قدم این مسیر با ما هم‌قدم بشی؛
موقعیت شما در حال حاضر:
هر سه نویسنده‌ی مقاله از افراد شناخته‌شده‌ی حوزه‌ی کسب و کار هستند. مایکل پورتر را به عنوان یکی از بزرگان مدیریت استراتژیک می‌شناسیم، جی لورش از نظریه‌پردازان بزرگ سازمانی است و در زمینه‌ی رفتار سازمانی و حاکمیت شرکتی، نوشته‌ها و مقالات معتبری دارد. نیتین نوریا نیز در زمینه‌ی رهبری سازمانی و انگیزش، نویسنده و محققی شناخته شده است و عنوان دهمین رئیس مدرسه کسب و کار هاروارد محسوب را در اختیار دارد؛
نویسندگان مقاله معتقدند که کسانی که به تازگی و برای نخستین بار در جایگاه مدیرعامل قرار می‌گیرند، با شگفتی‌هایی روبرو می‌شوند که هرگز انتظار آن را نداشته‌اند. این شگفتی‌ها هم برای آن‌هایی که قبلاً در همان سازمان مشغول به کار بوده‌اند و هم کسانی که از بیرون سازمان آمده و به مدیرعاملی منسوب شده‌اند، وجود دارند.
هفت نکته مهم
1- شما وقت کافی برای اداره‌ی شرکت ندارید؛ چون انتظارات و دردسرهای حاشیه‌ای از شما، در بیرون و داخل شرکت، بسیار بیشتر از چیزی است که پیش از این گمان می‌کرده‌اید.
2- دستور دادن کار بسیار پرهزینه‌ای است. بر خلاف انتظار شما، اینکه مدیرعامل هستید باعث نمی‌شود هر دستوری که دل‌تان می‌خواهد به دیگران بدهید (حتی اگر آن را مناسب سازمان می‌دانید). مقاومت‌ها و چالش‌های زیادی وجود دارد که قبلاً آنها را ندیده‌اید.
3- خیلی سخت است که بفهمید واقعاً درون شرکت چه می‌گذرد؛ چون اطلاعاتی که به دست‌تان می‌رسد اغلب از صافی همکاران‌تان گذشته است. ضمن اینکه خودتان هم از جبهه‌ی عملیاتی دورتر شده‌اید و دیگر به شکل مستقیم، دستی در آتش کارها ندارید.
4- در هر لحظه با هر کلام و کار و اقدام‌تان (یا هر اقدامی که انجام نمی‌دهید و حرفی که نمی‌زنید) در حال ارسال پیام به دیگران هستید.
5- شما بالاترین فرد مجموعه و رئیس واقعی نیستید؛ مدام باید با هیأت‌مدیره دست و پنجه نرم کنید.
6- (در شرکت‌های سهامی عام با خُرده‌سهامداران فراوان) هدف شما نمی‌تواند تأمین رضایت سهامداران باشد. برخلاف آن‌چه در کتاب‌ها خوانده‌اید یا قبلاً فکر می‌کرده‌اید، سهامداران بورسی، اغلب سهام شرکت‌ها را برای مدت نسبتاً کوتاه یا میان‌مدت نگه می‌دارند. اما شما باید شرکت را در بلندمدت موفق کنید و این الزاماً منافع کسانی را که دغدغه‌ی کوتاه‌مدت و میان‌مدت دارند تأمین نمی‌کند.
7- شما هنوز انسان هستید؛ و باید با تمام ضعف‌ها و محدودیت‌های انسانی خود (از جمله انرژی محدود و ناتوانی در ایجاد تعادل میان بخش‌های مختلف زندگی‌تان) دست به‌گریبان باشید.
توضیحات بیشتر در مورد این غافل‌گیری‌ها
غافلگیری اول: شما نمیتوانید به تنهایی شرکت یا واحد خود را بگردانید!
به عنوان یک مدیر جدید اول از همه باید متوجه شوید که نمیتوانید به طور مستقیم در تک تک پروژه‌هایی که تیم روی آنها کار می‌کند؛ درگیر شوید و نمیتوانید روی تک تک اتفاقاتی که در پروژه‌ها رخ می‌دهند؛ تأثیر مستقیم داشته باشید. بنابراین دیدگاه شما باید از انجام همه‌ی کارها توسط خودتان، به انجام کارها به کمک دیگران تغییر کند. (به نظر نکته‌ای بدیهی است اما بسیاری از مدیران تازه کار با آن مشکل دارند) برای اجتناب از مشکلات مرتبط با این غافلگیری:
- به طور موثری از تفویض اختیار استفاده کنید.
- تنها در جلساتی شرکت کنید که حضور شما در آنها ضروری است.
- از خودتان بپرسید که آیا لازم است مستقیم در این کار درگیر شوید یا کافی است در جریان نتایج کار قرار بگیرید.
- مراقب باشید زیاد به جای دیگران تصمیم نگیرید؛ وقتی افراد درباره‌ی چیزی از شما سئوال می‌کنند اول بپرسید پیشنهاد خودشان چیست.
- منابع و راهنمایی‌های لازم را در اختیار افراد بگذارید تا خودشان کار را انجام بدهند. این باعث می‌شود وقت‌تان برای مدیریت و رهبری تیم آزاد شود.
غافلگیری دوم: دستور دادن هزینه دارد!
به عنوان مدیر شما باید به موقعیتی برسید که دیگر نیازی نباشد به افراد بگویید چه بکنند و در عوض باید بتوانید به آنها برای گرفتن تصمیمات درست اعتماد کنید.
بعضی افراد ممکن است نسبت به توانایی خود در تصمیم گیری تردید داشته باشند. در چنین حالتی احتمال بیشتری دارد که فرد برای گرفتن تأیید در هر موضوعی به شما مراجعه کند. این باعث «وابستگی به مدیر» شده و می‌تواند گلوگاه تصمیم‌گیری شما و احتمالا مانعی سر راه پیشرفت تیم باشد. به علاوه، تغییرات دقیقه‌ی نودی یا ردکردن تصمیمات دیگران می‌تواند باعث تلف شدن مقدار زیادی زمان و منابع شده و اعتماد به نفس افراد را تضعیف کند. برای اجتناب از مشکلات مرتبط با این غافلگیری:
- درباره‌ی چشم انداز و ارزش‌های سازمان با افراد تیم‌تان صحبت کنید؛ آنها را در جریان اتفاقات قرار دهید؛ افراد را آموزش بدهید و مربی آنها باشید تا دانش و اعتماد به نفس لازم را برای تصمیم‌گیری بر مبنای صلاح سازمان به دست آورند.
- برای کمک به افراد در درک اینکه چه کاری و چگونه باید انجام شود، سیستم‌ها و ساختارهایی به وجود بیاورید.
- تکنیک های تصمیم گیری موثر را به افراد معرفی کرده و به آنها نشان دهید چطور باید از آنها استفاده کنند.
- به افراد خود تفهیم کنید که اشتباه بخشی از فرآیند پیشرفت است و اینکه ترجیح می‌دهید دچار اشتباه شوید تا ریسک تردید را قبول کنید (روشن است که این مسئله در همه‌ی مشاغل صادق نیست بنابراین دقت کنید).
- توجه کنید که ایجاد اعتماد در دیگران چه تأثیری بر عملکرد تیم‌تان دارد.
غافلگیری سوم: فهمیدن اینکه واقعا چه اتفاقاتی در جریان هست، کار مشکلی است!
هیچ کس نمی‌خواهد اخبار بد به رئیس‌اش بدهد. واقعیت این است که احتمال دارد خبرها تا به رسیدن به شما کمی شاخ و برگ گرفته باشند و کاملا قابل اتکا نباشند. اما شما برای مدیریت کارآمد به اطلاعات دقیق نیاز دارید. بنابراین باید از هر منبعی که می‌توانید اطلاعات کسب کنید. برای اجتناب از مشکلات مرتبط با این غافلگیری:
- از مدیریت همراه با گشت‌زنی استفاده کنید. این باعث می‌شود با افراد سازمان خود در ارتباط باشید و به صورت دست اول از اتفاقات باخبر شوید.
- به طور منظم با تأمین‌کنندگان و مشتریان صحبت کنید و روابطی قوی با این افراد برقرار کنید.
- تمام ذی‌نفعان خود را تجزیه و تحلیل کنید و برای اطمینان از اینکه می‌دانید چه فکر می‌کنند اغلب با آنها ارتباط داشته باشید.
غافلگیری چهارم: همیشه در حال ارسال پیام هستید!
اعمال و گفتار شما به عنوان مدیر وزن زیادی دارد. افراد درباره‌ی اینکه چرا چیزی را گفته یا کاری را انجام داده‌اید برای خودشان تصوراتی می‌کنند و تلاش خواهند کرد پیام پنهان پشت رفتار و گفتار شما را پیدا کنند. احوالات شما هم روی تیم‌تان تأثیر می‌گذارد و هرچه بگویید تجزیه و تحلیل خواهد شد.
مدیران چه بخواهند و چه نخواهند با رفتارشان، الگوسازی و رهبری می‌کنند، بنابراین باید مراقب این الگویی که با رفتار خود می‌سازید باشید. این یعنی باید نسبت به پیام‌هایی که -عمدی یا غیرعمدی- ارسال می‌کنید؛ آگاه باشید. برای اجتناب از مشکلات مرتبط با این غافلگیری:
- هنگام صحبت با افراد از زبان ساده و روشن استفاده کنید.
- به جای اینکه فرض کنید افراد معنای واقعی چیزی را که می‌گویید، درک کرده‌اند؛ از آنها بخواهید شفاف‌سازی کنند.
- متوجه زبان بدن خود باشید و از آن برای ارسال پیام درست استفاده کنید.
- الگوی خوبی برای افراد خود باشید و با الگوسازی رهبری کنید.
غافلگیری پنجم: شما رئیس نیستید!
اگرچه ممکن است رئیس تیم خودتان باشید اما رئیس اصلی و نهایی نیستید. (حتی صاحب کسبوکار هم در نهایت باید جوابگوی مشتریان‌اش باشد) همیشه کسی خواهد بود که لازم باشد به او گزارش بدهید بنابراین نباید به خودتان اجازه دهید که در مقام والا و مهم خود غرق شوید!
به عنوان یک مدیر باید بدانید که لازم است همیشه از مسائل مطلع باشید و برای به دست آوردن حمایت اطرافیان خود به سختی کار کنید. به علاوه باید مدیریت رو به بالا داشته باشید و بدانید چطور باید با افرادی که به آنها گزارش می‌دهید برخورد کنید.
مدیربودنِ شما به این معنا نیست که جریان اطلاعات باید با شما متوقف شود. برای اجتناب از مشکلات مرتبط با این غافلگیری:
- یاد بگیرید که چطور با افراد قدرتمند سازمان خود ارتباط موثر برقرار کنید.
- راهی برای همکاری با افرادی که به آنها گزارش می‌دهید و کسب اعتماد آنها، پیدا کنید.
- به خاطر داشته باشید که باید به صورت منظم اطلاعات و منابع را هم با افراد تیم خود و هم با دیگران به اشتراک بگذارید.
غافلگیری ششم: همیشه هدف، راضی کردن ذی‌نفعان نیست!
ذی‌نفعان واحد یا سازمان شما -چه سهامداران سنتی و چه سایر ذی‌نفعان- معمولا دیدگاهی کوتاه مدت و نزدیک‌بینانه دارند و ممکن است سودمحور یا عملکرد‌محور باشند. اما، ملاحظات بلندمدت دیگری وجود دارند که ممکن است از اهداف ذی‌نفعان مهم‌تر باشند و شما به عنوان یک مدیر باید از این ملاحظات آگاه باشید.
به عنوان مثال، آیا منافع شرکت بر نگرانی‌های ایمنی و سلامتی که در مورد اعضاء تیم خود دارید ارجحیت دارند؟ آیا حاضر هستید اعضای تیم خود را مجبور کنید پروژه ای را که غیرممکن است زودتر از موعد تمام شود، انجام دهند؛ فقط به این خاطر که رئیس‌تان به شما فشار آورده است؟ اگر مدیری اجرایی با یکی از افراد شما رفتار نامناسبی دارد چه زمانی تصمیم می‌گیرید که واکنش نشان بدهید؟
گرفتن اینگونه تصمیمات مستلزم آن است که بدانید در نهایت باید پاسخگوی چه کسی باشید. برای اجتناب از مشکلات مرتبط با این غافلگیری:
- برای درک ارزش‌های فردی خود و اینکه چطور با ارزش‌های سازمان در تناسب قرار می‌گیرند، وقت بگذارید.
- چشم‌انداز شرکت و معنای آن را درک کنید. تصمیمات خود را برمبنای این چشم‌انداز و ارزش‌ها اتخاذ کنید. به رفتارهای تیمی که این ارزش‌ها را محقق می‌کنند پاداش بدهید.
- استراتژی روشنی برای تیم خود تهیه کرده و اطمینان حاصل کنید که با استراتژی شرکت هماهنگ و در یک راستا است.
- آدمهایی را در تیم خود جذب و استخدام کنید که با چشم‌انداز و ارزش‌های سازمان شما همخوانی دارند.
- مدیریت برمبنای ارزش را درک کنید؛ یعنی بدانید که شما باید به دنبال به دست آوردن بهترین ارزش کسبوکار خود در دراز مدت باشید نه اینکه آینده را فدای درآمد این دوره‌ی مالی کنید.
غافلگیری هفتم: شما هنوز انسان هستید!
به عنوان یک مدیر باید به خاطر داشته باشید که موقعیت شما باعث نمی‌شود انسانی بهتر یا تواناتر از دیگران بشوید. شما همچنان اشتباه خواهید کرد و نظر اطرافیان با شما تفاوت خواهد داشت.
البته مدیر شدن احساس مسئولیت شما را افزایش خواهد داد و باید این مسئولیت پذیری را نشان دهید. برای اجتناب از مشکلات مرتبط با این غافلگیری:
- فروتن و قدردان باشید و به اطرافیانی که باعث می‌شوند شما و تیم‌تان بهتر به نظر بیایید پاداش بدهید.
- از هوش هیجانی خود برای حفظ ارتباط با همکاران، خانواده و دوستان بهره بگیرید.
- به خودتان یادآوری کنید که برای اینکه به بهترین وجه عمل کنید باید تعادل میان کار و زندگی را رعایت کنید.