شکست پروژه بزرگ به کارهای کوچک

ساختار شکست کار چیست؟

خلاصه‌ی مفهوم WBS خیلی ساده است: یک پروژه بزرگ را به تعداد زیادی کارهای قابل تحویل تقسیم کنید به شکلی که قابل مدیریت و مستقل از هم و قابل اندازه گیری باشد. 

یک ساختار شکست کار (Wbs)، نوعی تجزیه بصری، سلسله مراتبی و تحویل گرا از یک پروژه است. این نمودار مفید و کاربردی به مدیران امکان می‌دهد از تحویل نهایی پروژه به عقب برگردند و تمام فعالیت‌های مورد نیاز برای دستیابی به یک پروژه موفق را مشخص کنند.

مدیران پروژه برای طراحی و اجرای ساختار شکست کار (Wbs)، از نرم افزارهای مدیریت پروژه استفاده می‌کنند. کاربرد این نرم افزارها در ترکیب با نمودار گانت که دارای سلسله مراتب Wbs است، می‌تواند برای برنامه ریزی، زمان بندی و اجرای پروژه‌ها موثر باشد.

انواع ساختار شکست

نوع و مبنای شکست کار در هر پروژه متفاوت است. می‌توانید برای هر پروژه تعداد زیادی ساختار شکست کار تعریف کنید که هر کدام از لحاظ ماهیت و اهداف، قابل تفکیک هستند. در این بخش به معرفی انواع Wbs می‌پردازیم.

ساختار شکست بر اساس مراحل انجام کار (Phase or Stage Breakdown Structure)

برای پیشبرد برخی پروژه‌ها باید مراحل مختلف و مجزایی طی شود. این مراحل می‌توانند نسبت به هم همپوشانی داشته باشند و تحت تاثیر یکدیگر اتفاق بیفتند. البته این موضوع کاملا اختیاری است.

اما در برخی پروژه‌ها، ترتیب و توالی فعالیت‌ها اهمیت زیادی دارد، طوری که اگر ترتیب، حفظ نشود و هر مرحله با تیم و مدیریت خود شروع به فعالیت کند، اتلاف زمان، سرمایه و هزینه فراوانی اتفاق خواهد افتاد.

این نوع ساختار شکست، بیشترین کاربرد را در پروژه‌های مختلف دارد.

ساختار شکست بر اساس بخش‌های سازمانی پروژه (Department Breakdown Structure)

در این ساختار شکست، هر واحد مستقل است و مدیریت مخصوص به خود را دارد. بنابراین واحدها چندان هماهنگ نیستند این موضوع ریسک پروژه را افزایش می‌دهد، چرا که در صورت عدم هماهنگی میان واحدها، اکثر فعالیت‌ها بیهوده تلقی شده و نتیجه مطلوبی ایجاد نخواهد شد. در این شرایط، مدیر اصلی پروژه می‌تواند با ایجاد یک یا چند معاونت تخصصی از ناهماهنگی‌ها جلوگیری کند.

ساختار شکست بر اساس مونتاژ محصول نهایی (Assembly/Product Breakdown Structure)

در این روش، محصول نهایی با توجه به هدف پروژه، در ابتدای ساختار شکست قرار می‌گیرد و بر اساس نمودار به اجزای اصلی و فرعی تقسیم می‌شود.

ساختار شکست بر اساس پیمانکاران اصلی و فرعی (Contractor Breakdown Structure)

در صورتی که انجام یک پروژه را به پیمانکاران سپرده باشید، شکست پروژه به این صورت است که در راس آن پیمانکار اصلی، سپس پیمانکاران فرعی و در آخر تامین کنندگان قرار می‌گیرند.

ساختار شکست بر اساس سیستم‌های مورد نیاز پروژه (System Breakdown Structure)

این مورد برای پروژه‌هایی که به سیستم بندی‌های مختلف نیاز دارند، کاربرد دارد.

ساختار شکست بر اساس محصولات قابل حمل و نقل (Transport Breakdown Structure)

این نوع Wbs مواقعی که در پروژه نیاز به حمل و نقل وجود داشته باشد، مورد استفاده قرار می‌گیرد.

ساختار شکست بر اساس هزینه (Cost Breakdown Structure)

از آنجا که در هر پروژه کنترل و ارزیابی هزینه‌ها اهمیت زیادی دارد، ساختار شکست هزینه، مهم‌ترین ساختار شکست به شمار می‌رود. در این نوع Wbs ، تمامی هزینه‌های مورد نیاز پروژه از حاصل جمع هزینه‌های زیرمجموعه خود به دست می‌آید. طبیعتا هر چه تعداد زیرمجموعه‌ها بیشتر باشد، بار فشار در میان اجزا تقسیم می‌شود.

ساختار شکست بر اساس منطقه جغرافیایی (geographical areas Breakdown structure)

این ساختار وقتی مورد استفاده قرار می‌گیرد که فازهای پروژه در مکان‌های مختلف انجام شوند.

محتویات ساختار شکست

یک ساختار شکست معمولی از چندین جزء مهم و کلیدی تشکیل شده است. در این بخش این اجزا را بررسی خواهیم کرد.

• فرهنگ لغت Wbs: سندی است که عناصر مختلف Wbs را مشخص می‌کند. این بخش مهم به شرکت کنندگان و ذینفعان پروژه اجازه می‌دهد تا مراحل، بسته‌های کاری و فرآیند تحویل را با وضوح بیشتری مشاهده کنند.
• شماره وظیفه و توضیحات: اگر به هر کاری یک شماره اختصاص دهید، شناسایی آن‌ها آسان‌تر خواهد شد. توضیحات نیز به شما کمک می‌کنند تا علاوه بر مشخص کردن وظایف و زمان انجام آن‌ها، جهت فعالیت تیم پروژه را نیز مشخص کنید.
• صاحب وظیفه: مالک یا صاحب وظیفه، شخص یا سازمانی است که برای اطمینان از اجرای کامل و صحیح، از ابتدا تا انتهای کار را زیر نظر دارد.
• وابستگی به وظیفه: بهتر است برای جلوگیری از ایجاد خطا و بروز مشکل، دو وظیفه وابسته در پروژه را به هم متصل کنید.
• هزینه انجام وظیفه: از آنجا که انجام هر کاری هزینه‌ای به همراه دارد، حتما به بررسی میزان بودجه خود توجه کنید.
• شروع، پایان و برآورد کامل کار: تاریخ شروع و پایان هر فعالیت را به برنامه‌ها اضافه کنید. همچنین زمان اجرای آن‌ها را در برنامه‌های خود برآورد کنید.
• وضعیت وظیفه: این مورد به ردیابی و پیگیری فعالیت‌ها کمک می‌کند. مثلا برای شما مشخص می‌کند که فعالیت مورد نظر در نمودار تعیین شده؟ این کار اکنون در حال انجام است؟ در مدت تعیین شده به انتها می‌رسد؟ و…

سطوح مختلف ساختار شکست

نرم‌افزارهای رسم ساختار شکست کار

تقریبا تمام نرم افزارهای مدیریت پروژه این امکان را دارند. در صورت نیاز به رسم WBS می توانید از نرم افزارهای زیر استفاده کنید:

• Visio: از نرم افزارهای آفیس می باشد و براحتی می توان جهت ترسیم WBS از آن استفاده نمود.

• WBS CHART PRO: این نرم‌افزار به منظور ایجاد نمودار گردشیِ ساختار شکست کار (WBS) برای مشاهده‌ی خلاصه‌ای از اطلاعات سلسله مراتبی مورد استفاده قرار می‌گیرد.

• MSP: به کمک این نرم افزار تخصصی کنترل پروژه می توانید اقدام به ساخت WBS نمایید.

کتاب ساختار شکست کارها نوشته نادر خرمی: