نحوه نگارش یک ایمیل حرفه‌ای و رسمی | انگلیسی و فارسی
نامه‌نگاری به شیوه‌ی دستی این روزها بیشتر به عنوان یک شیوه‌ی ارتباطی منسوخ‌شده تلقی می‌شود تا یک مجرای ارتباطی متداول. حقیقت این است که بیشتر پیام‌های مکتوب این روزها توسط ایمیل (Email) یا نرم‌افزارهای پیام‌رسان فوری بین افراد جابه‌جا می‌شوند. پس باید از این مسئله چنین استنتاج کرد که مطمئناً همه می‌دانند که چگونه باید ایمیل بنویسند، ولی بر خلاف تصور عمومی شواهد خلاف این مسئله را نشان می‌دهد.
نوشتن یک ایمیل رسمی ممکن است کمی دلهره آور به نظر برسد، چرا که معمولا از ایمیل برای کارهای شخصی و غیر رسمی استفاده می شود. اما اگر نیاز به ارسال نامه الکترونیکی به یک استاد، مدیر، همکار تجاری، سازمان دولتی یا سایر گیرنده هایی دارید که لازم است تشریفات خاصی را رعایت کنید، فقط همین چند دستورالعمل ساده را دنبال کنید : پیام خود را واضح و روشن عنوان کنید و انتظارات متداول، لحن بیان و قالب بندی را رعایت کنید. در آخر و پیش از آنکه دکمه ارسال را بزنید، محتوای ایمیل خود را دوباره تصحیح و بررسی کنید.
اما یک ایمیل خوب چه ویژگی‌هایی دارد؟
برای ارزیابی کیفیت و اطمینان از صحّت نگارش و اثرگذار بودن هر نوع ایمیلی یک ملاک ارزیابی ساده وجود دارد؛ این که در وهله‌ی اول ایمیل توسط گیرنده‌ی آن خوانده شود (باید در نظر داشت که به هیچ وجه تمام ایمیل‌هایی که ارسال می‌شوند توسط گیرنده خوانده نمی‌شوند) و متعاقباً اقدامات مطالبه شده در آن انجام شود. به عنوان مثال، گیرنده پیوست ایمیل را باز کرده و می‌خواند، سپس به فرستنده پاسخ می‌دهد.
در ادامه‌ی این مقاله از دیجی‌کالا مگ آداب و اصول حرفه‌ای نگارش ایمیل را با هم بررسی و مرور می‌کنیم. از اصول ابتدایی و مهمی مثل تفاوت بین (To)، (Cc) و (Bcc) و زمان مناسب استفاده از هر کدام از آن‌ها تا اصول پیشرفته‌تری مثل انطباق لحن و سبک نگارش ایمیل با ویژگی‌های متمایز هر مخاطب و شیوه‌ی درست درج امضا در انتهای نامه.
در واقع در این مطلب قرار است به این مسئله بپردازیم که چگونه اعمال برخی تغییرات بسیار کوچک در نحوه نگارش و ارسال ایمیل‌ها می‌توانند تفاوت‌های بزرگی در نتیجه‌ی حاصله ایجاد کنند. با ما همراه باشید.
۱- شیوه‌ی صحیح درج آدرس مخاطبین در ایمیل
هنگام ارسال ایمیل، اولین مسئله‌ای که باید به آن رسیدگی کنید درج گیرندگان آن است و اینکه آدرس هر مخاطب در کدام قسمت (Cc ،To یا Bcc) باید درج گردد.
- قسمت (To) برای درج گیرنده اصلی ایمیل استفاده می‌شود یا هر کس دیگری که نیاز به اجرای اقدامی در خصوص آن ایمیل دارد. ضمناً وقتی که فقط یک گیرنده دارید، همیشه از قسمت (To) استفاده کنید.
- قسمت (Cc) برای درج آدرس افرادی استفاده می‌شود که باید ایمیل را ببینند، اما نیازی به اقدام ندارند. این قسمت معمولاً زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد که نیاز دارید شخصی صرفاً در جریان باشد که شما ایمیلی را ارسال کرده‌اید. گیرنده‌ی این قسمت ممکن است مدیر شما باشد یا حتی گروهی از افراد: به عنوان مثال، اگر اتحادیه‌ی کارکنان محل کارتان به توافق رسیده‌اند که شما ایمیلی را از طرف این اتحادیه به مدیر عامل سازمان ارسال کنید و شما هم می‌خواهید که به اعضای اتحادیه این اطمینان را بدهید که ایمیل مذکور را ارسال کرده‌اید، همه اعضای اتحادیه را در قسمت (Cc) قرار می‌دهید و مدیرعامل را در قسمت (To).
- قسمت (Bcc) این قسمت برای درج آدرس ایمیل گیرندگانی که باید ایمیل را ببینند استفاده می‌شود، اما صرفاً در مواردی که شما نمی‌خواهید آن‌ها از این مسئله مطلع شوند که چه افراد دیگری ایمیل را دریافت کرده‌اند. همچنین در مواردی که وظیفه دارید از حریم خصوصی افراد محافظت کنید و آدرس ایمیل آن‌ها را در اختیار دیگران قرار ندهید، مثلاً در موقع ارسال یک ایمیل برای تمام اعضای یک گروه یا سازمان.
نکته: اگر همه گیرندگان یک ایمیل را در قسمت (Bcc) قرار دادید، باید در قسمت (To) مربوط به آن ایمیل آدرس خودتان را وارد کنید و سپس دکمه‌ی ارسال را بزنید. در این حالت هر گیرنده‌ای می‌تواند جداگانه به خود شما پاسخ دهد و پاسخ او برای سایر گیرندگان ارسال نمی‌شود.
استفاده از گزینه‌ی (Reply to All)
در موقع پاسخ دادن به یک ایمیل، لطفاً مدنظر داشته باشید که آیا باید از گزینه‌ی (Reply) استفاده کنید گزینه‌ی (Reply to All) (حالت دوم یعنی پاسخ شما برای همه کسانی که در لیست (To) یا (Cc) آن ایمیل قرار دارند ارسال می‌شود.
فقط زمانی از گزینه‌ی (Reply to All) استفاده کنید که پاسخ شما علاوه بر فرستنده اصلی ایمیل واقعاً باید توسط همه‌ی گیرندگان دیگر نامه نیز دیده شود.
در موارد زیر نیازی نیست که از گزینه‌ی (Reply to All) استفاده کنید:
- وقتی که شما تأیید دریافت یک ایمیل را برای فرستنده‌ی آن ارسال می‌کنید (و لطفاً در نظر بگیرید که آیا اصلاً لازم است چنین کاری انجام دهید).
- وقتی که به گیرنده‌ی پیام اعلام می‌کنید که چه زمانی برای برگزاری جلسه آماده است.
- زمانی که شما در حال انجام یک گفتگوی خارج از موضوع با فرستنده ایمیل هستید.
۲- موضوع ایمیل (Subject)
همه ما روزانه آن‌قدر ایمیل دریافت می‌کنیم و صندوق ورودی‌مان شلوغ است که معمولاً پیام‌های بدون موضوع را به صورت ناخودآگاه نادیده می‌گیریم. موضوع ایمیل ملاک مهمی است که افراد توسط آن ایمیل‌ها را فیلتر می‌کنند و تصمیم می‌گیرند که کدام موارد را هم اکنون بخوانند، کدام موارد را بعداً بخوانند و چه مواردی را اصلاً نخوانند.
موضوع به گیرنده‌ی شما می‌گوید که ایمیل شما درباره چیست و احتمال باز شدن آن توسط مخاطب را تعیین می‌کند. در واقع شما باید از قسمت موضوع ایمیل برای توضیح (مختصر) محتوای ایمیل خود استفاده کنید. علاوه بر این موضوع، ابزاری است برای مشخص کردن این که آیا گیرنده باید ایمیل شما را همین الآن بخواند یا بعداً.
از موضوعات کلی و عبارات ساختگی مانند «آخرین ایمیل» یا «سلامت» استفاده نکنید. در عوض، موضوع را تا آنجا که ممکن است روشن و واضح بیان کنید و همچنین در آن عنوان کنید که گیرنده باید چه اقدامی بکند، به عنوان مثال:
- موضوع: فوری! فوراً بررسی شده و پاسخ مربوطه ارسال گردد: برای اردوی مدرسه رضایت والدین الزامی است
- موضوع: جهت اطلاع: اطلاعات مربوط به دوره‌های آموزشی در سال آینده
این کار به گیرنده این امکان را می‌دهد تا در صورت لزوم بلافاصله اقدامی انجام دهد. همچنین اگر شخصی غیر از گیرنده ایمیل، مانند منشی یا مسئول دفتر او، ایمیل را بررسی کرد، می‌تواند در خصوص میزان اهمیت و اضطرار ایمیل به گیرنده هشدار دهد.
هیچ‌وقت بی‌دلیل از این روش برای اولویت بخشیدن به ایمیل‌هایتان سوءاستفاده نکنید. اگر شما همیشه ایمیل‌ها را به عنوان موارد فوری علامت‌گذاری کنید، در صورتی که ایمیل‌های شما ضروری نیستند، گیرندگان به سرعت با ترفند شما آشنا می‌شوند و به ایمیل‌های بعدی شما توجه لازم را نخواهند کرد.
۳- نگارش بدنه‌ی ایمیل
بدنه‌ی ایمیل فضایی است که متن و محتوای اصلی نامه در آن قرار می‌دهید، یعنی آنچه که می‌خواهید گیرنده از آن مطلع شود و یا اقدامی که انتظار دارید او انجام دهد.
بدنه‌ی ایمیل متشکل از ۳ عنصر اصلی است: ساختار، محتوا و لحن.
شما به این سطح از محتوا دسترسی ندارید و یا وارد اکانت خود نشدید. بخشی از محتوا مختص اعضاء و مشترکین می‌باشد.
خرید یا تمدید اشتراک | ورود یا عضویت
.: برای دانلود کاتالوگ آشنایی بامحتوای دیزاین کلاب اینجا کلیک کنید :.
در عصری زندگی می‌کنیم که ارتباطات در سراسر دنیا محدود به کلیک روی یک کلید است. دوره نامه‌های کاغذی سپری شده است و مکاتبات افراد چه در یک شهر چه در چند قاره از طریق نامه‌نگاری اینترنتی صورت می‌گیرد که اصطلاحا «ایمیل» نامیده می‌شود. ارسال ایمیل، کار بسیار ساده‌ای است. اما برای نوشتن ایمیل باید به اصول زیادی دقت کرد و جزئیات مهمی را به کار بست تا نتیجه کار قابل قبول باشد. در این آموزش قصد داریم به شیوه نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی با ارائه مثال بپردازیم.
نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی
گاهی پیامی را در قالب ایمیل به دوست یا همکاری می‌فرستیم. در این صورت نیازی به استفاده از ساختار خاصی نخواهد بود. در این مواقع، هدف ما، احوالپرسی و گفت‌و‌گویی دوستانه است. اما در روابط کاری و آکادمیک باید به نوشتن ایمیل رسمی و اصول نگارش آن مسلط بود. ایمیل‌های رسمی ممکن است برای درخواست استخدام، شکایت و اعتراض، پیام به مدیر خود یا مکاتبات کاری بین دو شرکت دیگر باشد. در نتیجه رعایت ترتیب نوشتن هر بخش و دقت به اصول نامه‌نگاری ضروری است.
برای نوشتن ایمیل مانند سایر مکاتبات اداری، باید از ساختار معینی استفاده کرد. ساختار ایمیل با ساختار نامه کمی متفاوت است. در نامه‌های رسمی، نوشتن آدرس گیرنده، آدرس فرستنده و تاریخ نگارش نامه ضروری است.
اما در ایمیل، این بخش‌ها به کلی حذف شده‌اند. یعنی با توجه به اینکه ایمیل به صندوق الکترونیکی افراد فرستاده می‌شود، دلیلی برای نوشتن آدرس گیرنده وجود ندارد. تاریخ ارسال نامه نیز در زمان دریافت نامه در صندوق الکترونیکی ثبت می‌شود. اما شروع، بدنه اصلی و خاتمه نامه‌ها و ایمیل‌های رسمی یکسان است.
نکات مهم برای نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی
برای نوشتن ایمیل رسمی نکات مهمی وجود دارد که باید پیش از شروع کار به دقت بررسی شوند. دقت نکردن به این نکات گاهی باعث می‌شود نویسنده ایمیل چندان حرفه‌ای به نظر نرسد. در ادامه به نکات مهم برای نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی می‌پردازیم.
آدرس الکترونیکی مناسب
نخستین قدم برای نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی، داشتن آدرس الکترونیکی مناسب است. افراد ممکن است آدرس‌های اینترنتی مختلفی داشته باشند که مناسب مراوده با دوستان یا مکاتبات غیررسمی است. یک آدرس الکترونیکی مناسب باید تنها شامل نام و نام خانوادگی فرد باشد. در ادامه دو نمونه ایمیل ذکر شده که یکی مناسب مکاتبات رسمی و دیگری برای مرادودات دوستانه مناسب است.
| EmilySmith@abc.com | Redrose_($)@abc.COM |
| درست | نادرست |
استفاده از فونت مناسب برای نوشتن ایمیل به انگلیسی
دومین نکته مهمی که نباید فراموش کرد، استفاده از فونت مناسب برای نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی است. از میان فونت‌های مناسب برای نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی می‌توان به فونت‌های زیر اشاره کرد.
- Calibri
- Times New Roman
- Georgia
- Helvetica
- Arial
این فونت‌ها معمولا در متون رسمی مانند کتاب‌ها و روزنامه‌ها به چشم می‌خورند و به همین دلیل برای نوشتن ایمیل رسمی نیز مناسب هستند. از سوی دیگر برخی فونت‌ها تنها برای مکاتبات دوستانه مناسب هستند که استفاده از آن‌ها باعث خواهد شد گیرنده نامه به معتبر بودن نامه شک کند. مثلا فونت‌هایی مانند «Comic Sans» یا «Bradley Hand» برای نوشتن متون رسمی نامناسب هستند. به یاد داشته باشید، فونت‌های جدید و خاص ممکن است در سایر دستگاه‌ها پشتیبانی نشوند و گیرنده ایمیل در نهایت نتواند نامه شما را بخواند.
عبارت مناسب در Subject Line
نکته مهم دیگری که پیش از شروع ایمیل باید در نظر داشت، استفاده از عنوان مناسب در قسمت «Subject Line» است. ننوشتن عنوان و فرستادن ایمیل بدون موضوع مشخص، گیرنده را از خواندن متن نامه منصرف می‌کند. چون اولا این احتمال می‌رود که ایمیل حاوی ویروس باشد و دوما اگر نامه موضوع مهمی داشت، حتما ذکر می‌شد.
بعضی کارشناسان معتقدند در بهترین حالت در قسمت «Subject Line» باید بین ۶ تا ۱۰ کلمه نوشته شود. در واقع هدف از نگارش هر ایمیل به‌طور مختصر در این قسمت عنوان می‌شود. موضوع نامه باید به صراحت و به طور دقیق در این قسمت ذکر شود. اگر در موضوع، نشانه‌ای از محتوا وجود داشته باشد، دریافت‌کننده نامه با آمادگی ذهنی، آن را مطالعه خواهد کرد و احتمالا به زودی به آن نامه پاسخ خواهد داد. بنابراین بهتر است چند عنوان در نظر داشته باشید و با توجه به محتوای نامه، بهترین موضوع را برای «Subject Line» انتخاب کنید.
بعد از آماده کردن همه مقدمات از جمله ساختن پست الکترونیک مناسب، انتخاب فونت و نوشتن موضوع مرتبط در قسمت «Subject Line»، نوبت به نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی می‌رسد.
هر ایمیل از چند بخش مختلف تشکیل شده است. در ادامه به بررسی بخش‌های مختلف و بایدها و نبایدهای آن خواهیم پرداخت.
قسمت اول یا مقدمه
در این بخش باید با استفاده از واژه‌ای مناسب، گیرنده نامه را مورد خطاب قرار دهیم. این واژه، بنا بر شرایط مختلف متفاوت خواهد بود اما باید دقت داشت حتی در نامه‌های دوستانه نیز انتخاب واژه‌ای برای گیرنده نامه ضروری است. در ادامه به چند موررد از این واژه‌ها دقت کنید.
کلمه Dear به همراه نام یا سمت شغلی گیرنده نامه
[um_loggedin] در نامه‌ها و ایمیل‌های غیررسمی، از کلمه «Dear» برای مخاطب قرار دادن گیرنده استفاده می‌شود. در برخی موارد نیز می‌توان از «Hey» یا «Hello» استفاده کرد. اما برای نوشتن ایمیل رسمی در انگلیسی باید از کلمه «Dear» کمک گرفت. در این نامه‌ها بعد از کلمه «Dear» معمولا اسم کوچک افراد یا نسبت آن‌ها با نویسنده ذکر می‌شود. اما در نامه‌های رسمی، می‌توان از این کلمه در کنار نام خانوادگی افراد استفاده کرد. دقت کنید که اگر در پاسخ به نامه‌ای دیگر این نامه را می‌نویسید، باید از همان اسم استفاده کنید که نویسنده در انتهای نامه قبل نوشته است. مثلا اگر در قسمت امضا (Signature) در نامه قبل، خود را «Dave» نامیده، نباید در پاسخ او را «David» خطاب کنید. به چند مثال توجه کنید.
| معنی | عبارت |
| جک اسمیت عزیز | Play Dear Jack Smith |
| مدیر محترم منابع انسانی | Play Dear Human Resources Director |
| استاد محترم | Play Dear Professor |
| سربازان عزیز | Play Dear Soldiers |
کلمه Dear به همراه کلمه خانم و آقا
از کلمه «dear» می توان به همراه واژه‌های مخصوصی که برای خانم‌ها و آقایان در نظر گرفته شده استفاده کرد. در جدول مقابل به این کلمات دقت کنید.
| عبارت |
| Dear Mr. Stevens Play |
| Dear Miss Clark Play |
| Dear Mrs. Sharks Play |
| Dear Ms. Stewart Play |
اگرچه ممکن است از هر سه عبارت «.Miss/Mrs./Ms» در نوشتن ایمیل رسمی در انگلیسی برای خانم‌ها استفاده شود، اغلب تلاش می‌شود از عبارت «.Ms» برای بانوان استفاده شود. دقت کنید که هر چهار کلمه «.Ms.» ،«Mrs» و «.Mr» با حرف بزرگ شروع می‌شوند و در انتهای آن‌ها از نقطه استفاده می‌شود.
کلمه Dear برای گیرنده نامشخص
در برخی موارد که نه نام گیرنده را می‌دانیم و نه حتی می‌دانیم چه کسی نامه را خواهد خواند، می‌توانیم از دو عبارت استفاده کنیم. در جدول زیر به این عبارات توجه کنید.
| معنی | عبارت |
| خانم یا آقای محترم | Dear Sir / Madam |
| گیرنده محترم | To whom it may concern |
در نامه‌ها و ایمیل‌های رسمی که شناختی از دریافت‌کننده نامه نداریم، یکی از این دو عبارت استفاده خواهد شد.
بدنه اصلی ایمیل رسمی
مهم‌ترین بخش هر نامه، چه رسمی و چه غیررسمی، بدنه آن است. بدنه هر ایمیل نیز چند بخش دارد که باید به ترتیب و با دقت نوشته شود. جابه‌جایی هر یک از این بخش‌ها یکپارچگی ایمیل را به هم می‌ریزد. در ادامه به توضیح این بخش‌ها دقت کنید.
شما به این سطح از محتوا دسترسی ندارید و یا وارد اکانت خود نشدید. بخشی از محتوا مختص اعضاء و مشترکین می‌باشد.
خرید یا تمدید اشتراک | ورود یا عضویت
.: برای دانلود کاتالوگ آشنایی بامحتوای دیزاین کلاب اینجا کلیک کنید :.
